kintoneを使わずにGAS・Excelで業務自動化する3つの理由

kintoneが最適解とは限らない

kintoneは中小企業でも導入しやすい業務システムとして広く使われていますが、すべての現場にとって最適解とは限りません。1ユーザーあたり月額が積み上がり、設定や運用の習得にも一定の時間が必要です。

「使っているのは数人」「自動化したい作業は2〜3個」というフェーズでは、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script (GAS)、あるいはExcelマクロでも十分に手作業を減らせます。本記事では、kintoneを使わずに自動化を進める現実的な3つの理由を整理します。

理由① ライセンス費をゼロに近づけられる

kintoneのライトコースは1ユーザー月額1,000円前後から、スタンダードは1,800円前後です。10人で使えば月2万円弱、年間で20万円を超えます。さらにアプリ数やゲストスペース、ストレージの追加で料金が積み上がるため、契約2年目以降に「気付けば年間30万円超」という構図になりやすいのが実態です。これは「自動化のために払うコスト」ではなく、入れ物にかかる固定費です。

一方、すでにGoogle Workspaceを契約していれば、スプレッドシートとGASは追加料金なしで使えます。Microsoft 365を使っているなら、ExcelマクロやPower Automate (Microsoft 365内のフロー) で同様の自動化が可能です。既存契約の範囲内で完結するので、稟議書を起こさずに小さく始められる点も大きい違いです。

具体的には、メール添付CSVの自動取り込み、日次の集計レポート作成、フォーム回答の自動振り分け、LINE通知の送信、請求書PDFの自動生成といった作業はGAS単体で十分まかなえます。「業務システムを増やすのではなく、いま契約しているSaaSを最大限使い切る」という発想に切り替えるだけで、月数千円〜数万円のランニングコストが浮き、その分を改善のための委託費に回せます。

理由② 内製化のハードルが低い

kintoneは「ノーコード」と言われますが、実際にはアプリ設計・フィールド設計・プラグイン連携・通知設定など、ツール固有の操作を覚える必要があります。導入直後は便利でも、設定者が退職・異動すると、誰も触れない「ブラックボックス」になりがちです。社内で説明できる人が一人しかいない、というのは中小企業ではよくあるリスクです。

Googleスプレッドシートで運用していれば、現場メンバーがそのまま列を追加したり、関数を直したりできます。GAS部分は確かにコードですが、ロジックは「シートのA列を読んでB列に書く」というレベルなので、引き継ぎ時にコードを少し読めば動作を把握できます。コメント行を日本語で残しておけば、エンジニアでない担当者でも修正の見当がつきます。

つまり、ツールではなく既存の業務ファイルに自動化を寄せることで、運用者の入れ替わりに強い構成になります。専門用語を覚える前に、まずは目の前のExcelやスプレッドシートでできることを増やすのが、中小企業にとっては現実的な選択です。

理由③ 個人事業に開発を任せやすい

kintoneの本格的なカスタマイズには、JavaScriptカスタマイズや有料プラグイン、認定パートナーへの依頼が必要になることがあります。最低発注金額が決まっているケースも多く、1機能あたり数十万円の見積もりになりがちです。「自動化したいのは1作業だけなのに」と二の足を踏むケースも珍しくありません。

対してGAS・Excelの自動化は、業務委託として個人事業に任せやすい領域です。スプレッドシートと業務メールの読み取り権限を共有してもらえれば、半日〜数日でひとつの作業を自動化できます。完成後はソースコードもそのまま渡せるので、ベンダーロックインの心配もなく、月額1万円から1業務単位で頼める現実的な選択肢になります。

Sora Automation Labのサービス内容では、メール添付CSV取り込み、Excel転記、LINE報告の一覧化など、kintoneを導入しなくても解消できる作業を、月額制で1業務から請け負っています。発注前のヒアリングは無料で、合わなければいつでも解約できます。

こんな場合はkintoneを選ぼう

ここまでGAS・Excel側のメリットを書きましたが、kintoneのほうが向いているケースも明確にあります。むやみに「ノーコードSaaSは要らない」と言うつもりはありません。

ひとつめは、複数部署で同一データを編集する場合です。アクセス権・履歴・コメントなどの機能が標準搭載されているため、20人以上の同時運用ではkintoneの方が事故が起きにくくなります。ふたつめは、案件管理・顧客管理・問い合わせ管理など、複数のテーブルをID連携で結ぶ要件がある場合です。スプレッドシートでも作れますが、関係の管理は徐々に苦しくなります。

「現場が数人」「自動化したいのは数個」のうちはGAS・Excelで足り、組織が大きくなったタイミングでkintoneに移行する、という順序でも遅くありません。最初の自動化で時間を生み、その時間で次に何を残し何を捨てるかを判断する、というのが現実的な道筋です。

まとめ：まずは1業務から自動化する

kintoneは強力ですが、中小企業の初期フェーズでは「ライセンス費」「習得コスト」「カスタマイズ単価」が重く感じられます。いきなり大きな基盤を入れるのではなく、GAS・Excelで足元の1業務だけを自動化し、効果を見てから広げる方が現実的です。

Sora Automation Labではお試し自動化プラン（月1万円〜）から始められます。「これ毎日やってる…」と感じる作業があれば、お問い合わせから気軽にご相談ください。無料の業務診断で、自動化できる範囲と概算費用をその場でお伝えします。